Za to nalogo je potrebno najprej narediti prvi del in sicer podatkovno bazo, kij o bomo sedaj uporabili. Postopek izdelave te baze pa sem že opisala v predhodni vaji. V drugem delu je potrebno podatkovno bazo ustvarjeno v Microsoft Accessu povezati z Microsoftovim Wordom. Ta postopek imenujemo spajanje dokumentov.
Kot prvo, moramo iz podatkovne baze narediti poizvedbe, da bomo podatke kasneje lahko uporabili v M. Wordu. Ta postopek se še vedno opravlja v M. Accessu in sicer po naslednjem postopku:
Najprej odpremo datoteko, ki vsebuje tabele (že povezane), ki smo jih predhodno shranili. Ko se nam ta odpre imamo delovno površino prazno, vendar to ni pomembno, saj v podoknu na levi strani vidimo, da so tabele še vedno tam. Za tem torej v orodni vrstici kliknemo le "ustvari" nato pa na "načrt poizvedbe" (označeno z rdečo puščico). Odprla se nam bo površina, kjer bomo izdelovali poizvedbo (spodnja slika).
V okencu imenovanem "Pokaži tabelo", ki ga vidimo na zgornji sliki označimo vse tri tabele, kliknemo dodaj inv ozadju se nam boj prikazale povezane tabele, ki smo jih ustvarili v prvi nalogi. Nato kliknemo "zapri" in začnemo z delom poizvedbe. Ta postopek bom prikazala na spodnji sliki.
Na spodnjem delu, lahko vidimo tabelo, v kateri se označuje poja, tabele, razvrstitve itd.. V njej moramo določiti pojla, ki smo jih imeli v prejšnjih tabelah. To storimo tako, da kliknemo na pravokotnik v vrstici, ki jo označuje "Polje" in odprla se nam bo puščica, ki nam odpre možnosti izbire. Te možnosti so tista polje, ki so jih vsebovale naše tabele v podatkovni bazi. Iz teh možnosti izberemo tiste, ki nam ustrezajo. V mojem primeru sem izbrala vse. Ta postopek ponovimo za vsako možnost, ki jo želimo. Ko smo s tem zaključimo kliknemo "Ogled" v zgornjem levem kotu (puščica). Izpisala se nam bo tabela z vsemi podatki, ki smo jih prej označili, ki jo moramo nujno shraniti.
Ko je to narejeno, je navrsti spajanje dokumentov v Microsoft Wordu, zato ga zaženemo. Ko imamo odprto delovno površino, na meniju kliknemo "Pošiljanje", nato pa "spajanje dokumentov, ki nam odpre meni. V tem meniju izberemo "Čarovnik za spajanje dokumentov". Ta možnost nam je odprla podokno na desni strani, v katerem lahko vidimo, da nas bo vodilo skozi korake (spodnja slika>rdeča puščica). Prvi korak nas sprašuje po vrsti dokumenta, mi izberemo "pismo", in kliknemo "naprej", kar nas pripelje na drugi korak. Tam izberemo "Uporabi trenutni dokument". V tretjem koraku pa lahko izbiramo dokumente, ki jih bomo spajali. Mi izberemo poizvedbo, ki smo jo prej shranili. To storimo tako, da kliknemo "prebrskaj" in ko nam odpre okno , poiščemo kam smo poizvedbo shranili in jo dodamo s kliom "odpri":
Za tem se nam odpre novo okno, v katerem obkjukamo vse podatke, ki si jih kasneje želimo ogledati ali uporabiti. in stisnemo "v redu".
Za tem se nam še ne odpre nič, naša delovna površina je še prazna. Zato moramo še dodati polja, ki jih dobimo v meniju pod "pošiljanje", kjer kliknemo "vstavi polje za spajanje", kar nam odpre nekaj možnosti, prikazane na spodnji sliki(možnosti so iste, kot polja tabelah, ki smo jih izdelovali v prvem delu naloge). Te možnosti dodamo po želji, tiste pač, ki jih želimo v končnem poročilu. Ko smo vse to končali v meniju pritisnemo "končaj in spoji" nato pa "uredi posamezne dokumente", kar je na spodnji sliki dodano in obrobljeno z rdečo barvo.
Ko to opravimo, se nam odpre nov Wordov dokument, imenovan Pisma 1. V tem dokumentu smo končno dobili vsak podatek na svoji strani, torej so podatki pripravljeni za obdelavo. Od sedaj naprej delamo v tem dokumentu, podatke pa obdelujemo kot besedilo.
Nadaljnje nam naloga narekuje uporabo slogov, noge (footer), številčenje strani in uporabljanje nivojev za naslove. Poleg tega smo za naslov na prvem nivoju morali uporabiti pisavo "Bank Gothic", ki je nimam na računalniku, zato vam bom najprej predstavila postopek, kako naložimo nove pisave. Kot prvo na internetu poiščemo pisavo, ki jo želimo. Strani ne bom opisovala, saj jih je mnogo, s katerih lahko downloadamo pisave. Vsak si pač izbere poljubno, jaz sem jo dobila na linku http://www.typenow.net/b.htm. Ko smo to pisavo našli, kliknemo nanjo in odpre se nam okno za "zipanje". V tem oknu izberemo program za odpiranje "Open with". Jaz sem za odpiranje nastavila WinRAR.ZIP (default). Nato kliknemo "ok", kar nam odpre novo okno. V tem oknu odpremo mapo "Fonts", ki nam je dana, nato pa označimo njene elemente, in kliknemo "extract to", kar nam odpre okno, kjer izberemo mesto za shranjevanje. Nato kliknemo na "start" in nato na zaženi. Odpre se nam okno, v katerega vpišemo "fonts" in sisnemo "Ok". Za ten se nam odpre mapa, ki vsebuje vse pisave. Novo pisavo installiramo enostavno tako, da pisavo, ki smo jo prej downloadali prenesemo iz druge mape v to.
Ko začnemo dokument obdelovati, kot prvo dodamo, naslovno stran tako, da dodamo "prelom strani". na prvi strani pa napišemo naslov poročila.
Naslednja stvar, ki jo je potrebno omeniti so nivoji, ki jih moramo uporabiti v poročilu. Nivoje moramo določiti tako, da bo prvi nivo veljal za naslov na prvi strani, drugi nivo bo veljal za imena in priimke, tretji nivo pa za ostale podatke. To storimo tako, da v Wordovem dokumentu, ki je v obliki za tiskanje spremenimo v oris in sicer, da kliknemo na ikonico v spodnjem desnem kotu, prikazano na sliki z rdečo puščico.
Ko imamo dokument v obliki orisa, lahko določujemo nivoje. Za to določevanje se nam v meniju odpre nova orodna vrstica "orisovanje". Nivoje določimo tako, da označimo dele besedila, ki jim določimo nivo v prvem delu orodne vrstice. To ponovimo dokler ne določimo vseh potrebnih nivojev.
Ko smo določili nivoje, je potrebno besedilo še preoblikovati v obliko za tiskanje. Da to storimo, kliknemo na ikonico, ki je označena na zgornji sliki z zeleno puščico.
Za tem sledi še oblikovanje besedila s slogi. te dobimo v orodni vrstici pod "osnovno". Spreminjamo jih tako, da na slog, ki si ga želimo (naslov, podnaslov, navaden, povdarek...), kliknemo z desnim klikom in izberemo možnost "spremeni". Sedaj lahko spreminjamo lastnosti sloga. V mojem primeru sem sloge oblikovala po želji, le za slog na prvem nivoju, sem sledila danim navodilom.
Ko smo s slogi zaključili moramo narediti nogo poročilu. To dobimo v meniju pod "vstavi" in nao kliknemo "noga" in si izberemo kako bo noga izgledala. Temu sledi tudi številčenje strani, saj se določuje v nogi. Vse to se ureja v novem zavihku v meniju ("orodja za glave in noge"), ki se odpre med ustvarjanjem "noge". pri številčenju moramo določiti, da bo prva stran drugačna (na naslovni strani se ne sme videti številčenja). Glavni problem pa nastane, ker številčenje strani ni enako, saj so na vseh straneh vrednosti 1. To nastane zaradi razlike med prelomom odseka in prelomom strani, saj pri prvem pagiiranje nebo pravilno. Zato je potrebno ta dva preloma zamenjati. Tega se lotimo tako, da stisnemo znak "pi", v meniju pod "osnovno". Na spodnji sliki sem ga označila z rdečo puščico. Ko ga kliknemo, se nam pokažejo taki znakci čez celotno besedilo, in še nekaj drugih elementov, kot je "prelom odseka" (zelena puščica).
Ta prelom odseka moramo izbrisati z opcijo "delete", na istem mestu pa dodati prelom strani. Ko zamenjamo prelome odsekov s prelomi strani v celotnem dokumentu, lahko ponovno oštevilčimo strani, le, da bodo tokrat ustrezno zapisane.
Kot zadnja stvar pa je še umeščanje kazala, kar pa ni zahtevno, zaradi predhodnih določitev nivojev in slogov. Najprej moramo za kazalo narediti prostor, torej ustaviti prelom strani za naslovno stranjo. Za tem kazalo preprosto sestavimo tako, da v orodni vrstici pod "sklici" najdemo "kazalo vsebine" in kliknemo nanj. Izbrati moramo drugo možnost, saj prva je "ročna tabela" in je ne izpiše avtomatsko.
S tem smo zaključili osnovo oblikovanje poročila. Moje poročilo je dostopno preko linka:
http://www.scribd.com/doc/45293114/Poro%C4%8Dilo-ocen-%C5%A1tudentov-pri-posameznih-predmetih
Viri in literatura:
Viri in literatura:
office.microsoft.com
http://www.typenow.net/b.htm
http://helpdesk.ua.edu/training/word/merg07.html
Ni komentarjev:
Objavite komentar